KanBoxQuản trị Website làm những gì? Có nên thuê dịch vụ quản trị web
Quản trị website là toàn bộ công việc giữ cho website chạy ổn định, an toàn và tiếp tục mang về khách sau khi đã làm xong. Việc này gồm 6 nhóm: cập nhật kỹ thuật, bảo mật và sao lưu, cập nhật nội dung, tối ưu SEO, đo lường hiệu quả và xử lý sự cố. Doanh nghiệp nhỏ không có người kỹ thuật riêng thường nên thuê ngoài phần kỹ thuật, còn giữ lại phần nội dung và chăm sóc khách.
Vì sao website cần được quản trị?
Website không phải làm một lần là xong. Phần mềm, giao diện, plugin đều ra bản mới; trình duyệt và Google thay đổi cách đánh giá; thông tin sản phẩm, giá, khuyến mãi của doanh nghiệp cũng thay đổi theo mùa. Một website bỏ mặc vài tháng thường gặp ba vấn đề:
- Chậm và lỗi dần: plugin cũ xung đột, ảnh nặng tích tụ, form liên hệ ngừng gửi mà không ai biết.
- Dễ bị tấn công: phần lớn website bị chèn mã độc vì dùng phiên bản cũ có lỗ hổng đã công bố.
- Mất khách âm thầm: thông tin sai, số điện thoại cũ, bài viết lỗi thời khiến khách rời đi và Google xếp hạng thấp hơn.
Quản trị website làm những gì?
Có thể chia công việc quản trị thành 6 nhóm. Doanh nghiệp tự làm hay thuê ngoài thì cũng nên dùng danh sách này để kiểm tra không bỏ sót việc nào.
1. Cập nhật kỹ thuật
Cập nhật mã nguồn, giao diện, plugin lên phiên bản ổn định; kiểm tra website hiển thị đúng trên điện thoại, máy tính bảng, máy tính; theo dõi tốc độ tải trang và gia hạn tên miền, chứng chỉ SSL đúng hạn.
2. Bảo mật và sao lưu
Sao lưu dữ liệu định kỳ và lưu bản sao ở nơi khác máy chủ chính; đổi mật khẩu quản trị, phân quyền đúng người; quét mã độc; theo dõi website có bị sập không để khôi phục kịp thời.
3. Cập nhật nội dung
Thêm, sửa sản phẩm, giá, chương trình khuyến mãi; đăng bài viết mới; gỡ thông tin cũ. Nội dung là phần duy nhất chỉ doanh nghiệp mới biết đúng, nên dù thuê ngoài, doanh nghiệp vẫn cần một người duyệt.
4. Tối ưu SEO
Kiểm tra trang bị lỗi 404, link hỏng, tiêu đề và mô tả trùng; theo dõi từ khoá trong Google Search Console; cập nhật bài cũ để thông tin luôn đúng. Đọc thêm: SEO và AI Search cho doanh nghiệp nhỏ.
5. Đo lường hiệu quả
Xem mỗi tháng có bao nhiêu người vào, đến từ kênh nào, bao nhiêu người để lại số điện thoại hoặc nhắn Zalo. Con số quan trọng nhất là số yêu cầu và đơn hàng, không phải lượt xem.
6. Xử lý sự cố
Khi website không vào được, form không gửi, thanh toán lỗi, cần có người chịu trách nhiệm xử lý trong thời hạn rõ ràng. Thời gian website “chết” càng lâu, khách và thứ hạng mất càng nhiều.
Lịch quản trị website gợi ý
| Tần suất | Việc cần làm |
|---|---|
| Hằng tuần | Kiểm tra form liên hệ, nút gọi, Zalo còn hoạt động; xem có lỗi bất thường; sao lưu dữ liệu |
| Hằng tháng | Cập nhật plugin, giao diện; xem báo cáo lượt truy cập và số yêu cầu; cập nhật sản phẩm, giá, bài viết |
| Hằng quý | Rà soát link hỏng, trang lỗi; đo tốc độ; cập nhật bài viết cũ; thử khôi phục một bản sao lưu |
| Hằng năm | Gia hạn tên miền, hosting; rà soát lại cấu trúc trang, nội dung giới thiệu, chính sách |
Có nên thuê dịch vụ quản trị website?
Câu trả lời phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có người làm được phần kỹ thuật hay không. Bảng dưới giúp so sánh nhanh.
| Tự quản trị | Thuê ngoài | |
|---|---|---|
| Phù hợp khi | Có nhân viên hiểu kỹ thuật web, website đơn giản | Không có người kỹ thuật, website là kênh bán hàng chính |
| Ưu điểm | Chủ động, không tốn phí dịch vụ | Có người chịu trách nhiệm khi sự cố, đủ việc theo lịch |
| Rủi ro | Bỏ sót sao lưu, cập nhật; người làm nghỉ là đứt | Phụ thuộc đơn vị; mất quyền nếu tài khoản không đứng tên mình |
Cách phổ biến và an toàn: thuê ngoài phần kỹ thuật, bảo mật, sao lưu; giữ lại phần nội dung và chăm sóc khách. Khi chọn đơn vị quản trị, hỏi rõ năm điều:
- Tên miền, hosting, tài khoản quản trị đứng tên ai?
- Sao lưu bao lâu một lần, lưu ở đâu, đã thử khôi phục chưa?
- Khi website sập, bao lâu thì có người xử lý?
- Báo cáo hằng tháng gồm những gì, có số yêu cầu và đơn hàng không?
- Khi ngừng dịch vụ, doanh nghiệp nhận lại được những gì?
Website do Kan Solution dựng được quản trị trong gói vận hành KanLive: hosting, sao lưu, bảo mật, sửa lỗi, kèm SEO và nội dung. Tên miền đứng tên doanh nghiệp từ đầu, dữ liệu khách hàng xuất được bất kỳ lúc nào. Chi phí các khoản duy trì xem tại chi phí vận hành website.
Câu hỏi thường gặp
Quản trị website khác thiết kế website thế nào?
Thiết kế website là dựng website lần đầu, có điểm kết thúc. Quản trị website là chăm sóc liên tục sau khi website đã chạy: cập nhật, bảo mật, nội dung, SEO và xử lý sự cố.
Một website nhỏ có cần quản trị không?
Có. Website nhỏ vẫn cần cập nhật phần mềm, sao lưu và kiểm tra form liên hệ. Khối lượng ít hơn nhưng bỏ qua thì rủi ro bị tấn công hoặc mất khách vẫn như website lớn.
Bao lâu nên sao lưu website một lần?
Website ít thay đổi nên sao lưu ít nhất mỗi tuần; website bán hàng có đơn mỗi ngày nên sao lưu hằng ngày. Bản sao lưu cần lưu ở nơi khác máy chủ chính và thỉnh thoảng thử khôi phục.
Thuê quản trị website thì doanh nghiệp còn phải làm gì?
Doanh nghiệp vẫn cần một người cung cấp và duyệt thông tin sản phẩm, giá, khuyến mãi, và chăm sóc khách để lại yêu cầu. Đơn vị quản trị lo phần kỹ thuật, không thay được hiểu biết về sản phẩm của bạn.
