Website luôn được biết đến là nơi thể hiện những thông tin sản phẩm, dịch vụ, hay là truyền đạt các thông tin muốn đưa đến người dùng. Việc các thông tin đó sẽ luôn thay đổi là điều không thể tránh khỏi. Trong quá trình thiết kế website thì thông thường các đơn vị thiết kế sẽ hỗ trợ bạn đưa các thông tin bạn muốn vào website, tuy nhiên các đơn vị thiết kế chỉ giúp bạn nhập liệu thông tin khi còn đang trong quá trình thực hiện dịch vụ thiết kế. Vậy nếu sau này bạn muốn thay đổi thông tin thì phải làm như thế nào. Mỗi lần thay đổi thông tin thì ta lại phải thiết kế một website mới hay sao? Câu trả lời là không cần thiết. Việc cập nhập thông tin website như này người ta gọi là quản trị website.
Bài viết dưới đây với mong muốn sẽ mang đến cái nhìn tổng thể nhất về quản trị website bằng cách giải thích những khái niệm liên quan đến quản trị website và tầm quan trọng của nó. Tiếp đến thông tin đến bạn đọc một số lưu ý về hợp đồng quản trị website.
I. Quản trị website
1. Quản trị website là gì?
Trang web là nền tảng cho marketing online phổ biến nhất hiện nay, ngoài ra thì đây còn là nơi xây dựng thương hiệu của các doanh nghiệp, công ty. Chính vì vậy, vệc quản trị website để website luôn vận hành trơn tru được quan tâm là vì vậy. Quản trị website thực chất là quá trình quản lý, bảo dưỡng, phát triển và tối ưu hệ thống website, giúp chúng vận hành trơn tru, nâng cao hiệu quả marketing.
Các cộng việc như là: Duy trì Server, sửa lỗi code, thiết kế, theo dõi traffic, bảo dưỡng. Ngoài ra còn quản lý content, đánh giá và tối ưu SEO…đều là những công việc mà một người đang làm trong lĩnh vực quản trị website nên tìm hiểu. Đây là những công việc nhằm giúp cho việc website được vận hành và sử dụng một cách trơn tru, hiệu quả.
2. Tầm quan trọng của quản trị website:
Website là nền tảng marketing online hiện nay mà các công ty sử dụng hầu hết, bởi vậy việc bạn có một website đẹp mắt, chuyên nghiệp thì ngoài giúp công ty mình xây dựng được thương hiệu mà nó còn giúp bạn thu hút được nguồn khách lớn. Đơn giản việc khách truy cập vào trang web của bạn, thì rất có thể họ đang quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của bên bạn. Việc này phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn có quản trị website có tốt không.
- Thu hút khách hàng, mở rộng thị trường
Website được xây dựng tốt sẽ thu hút người dùng đến website nhiều hơn. Thậm chí nếu nội dung hấp dẫn, phù hợp thì họ sẽ nhanh chóng chia sẻ lên các mạng xã hội. Từ đó mời thêm nhiều bạn bè, người thân đến website của bạn. Như vậy, bạn sẽ thu về lượng lead chất lượng có tiềm năng lớn chuyển đổi thành khách hàng thực sự. Điều này giúp ích rất nhiều cho công ty trong việc khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Từ đó ngày càng chiếm được lòng tin của khách hàng hơn.
- Phù hợp với xu hướng kinh doanh hiện nay
Kinh doanh theo kiểu truyền thống trước đây: nếu bạn muốn quảng bá sản phẩm đến mọi người thì bạn bắt buộc phải có một cửa hàng, bạn phải bỏ ra chi phí để thuê mặt bằng, thuê nhân viên viên bán hàng, chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên trong thời buổi hiện nay hoặc dễ nhận thấy nhất là trong đại dịch Covid 19 vừa rồi, một số doanh nghiệp, công ty vì việc không được mở cửa bán hàng mà vẫn phải trả chi phí thuê mặt bằng, dẫn đến phá sản.
Thay vào đó, trong thời công nghệ số hiện nay, việc bán hàng thông qua hình thức online đã trở nên phổ biến và mọi người đang ngày càng tin dùng. Vậy tại sao bạn lại không thử nghĩ đến việc xây dựng thương hiệu, kênh bán hàng website và bạn chỉ cần tốn chi phí để thuê một đơn vị có cung cấp dịch vụ quản trị để tiến hành việc quản trị website. Trên website, bạn cũng không bị giới hạn không gian, khoảng cách địa lý và số lượng người dùng. Vì vậy nên bạn thoải mái hơn nếu muốn mở rộng thị trường mục tiêu.
II. Những lưu ý khi ký kết hợp đồng
Khi các công ty, doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua hàng hay sử dụng bất kì một dịch vụ nào thì việc xác lập những bản hợp đồng là những điều không thể thiếu. Quản trị website cũng như vậy, việc xác lập hợp đồng sẽ là căn cứ để xác định quyền hạn, trách nhiệm của các bên và trong trương hợp có tranh chấp xảy ra, Thẩm phán sẽ căn cứ vào các điều khoản để xác định lỗi thuộc về bên nào.
Hợp đồng quản trị website có thể được định nghĩa như sau: là sự thoả thuận cơ bản giữa bên có năng lực, chuyên môn, kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm và một bên đang muốn phát triển website mà mình sở hữu theo một xu hướng nhất định, với những mục tiêu đã đề ra cần hoàn thành. Sau đây là một số lưu ý bạn cần quan tâm khi ký kết hợp đồng:
1. Thứ nhất là căn cứ, cơ sở pháp lý điều chỉnh
Thông thường các bản hợp đồng là do bên cung cấp dịch vụ quản trị website soạn thảo, nhưng không phải vì vậy ta không quan tâm bên họ soạn những gì. Có lẽ một số người khi đọc bản hợp đồng sẽ không lưu ý đến các căn cứ, cơ sở pháp lý điều chỉnh. Điều này là một việc làm có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bản thân. Bạn hay thử nghĩ đi nếu bạn ký kết một hợp đồng trong đó những căn cứ, cơ sở pháp lý điều chỉnh lại hết hiệu lực hoặc không điều chỉnh quan hệ hợp đồng. Như vậy khi có tranh chấp xảy ra điều này rất có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của bản thân, đôi khi bạn sẽ mất tiền oan nhưng lại chẳng nhận lại những gì như đã thỏa thuận trong hợp đồng trước đó. Mà những điều này chỉ cần bạn để ý một chút là mọi chuyện có thể theo chiều hướng bạn muốn.
2. Thứ hai là các thỏa thuận về hạng mục công việc
Lời khuyên tốt nhất dành cho những doanh nghiệp, công ty khi chuẩn bị xác lập hợp đồng quản trị website đó là nên có điều khoản hoặc phụ lục kèm thèm hợp đồng mô tả công việc, càng chi tiết càng tốt. Vì đây chính là thang điểm đo lường việc hoàn thành các hạng mục công việc của bên thực hiện quản trị website. Thử đặt mình vào một trường hợp, các điều khoản về hạng mục công việc được mô tả một cách chung chung, không rõ ràng đôi khi còn không có thời hạn cụ thể. Như vậy làm sao ta biết được rằng bên cung cấp dịch vụ đang thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Điều nay vô tình ảnh hưởng đến chất lượng và tốn thêm thời gian quản trị website.
3. Thứ ba là việc bảo mật thông tin
Rủi ro trong việc mất các thông tin quan trọng trong quá trình thực hiện dịch vụ quản trị website cũng là một vấn đề các doanh nghiệp, công ty nên quan tâm. Dữ liệu là tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả thông tin khách hàng, định hướng kinh doanh, các bí mật, hồ sơ nội bộ khác của công ty, việc bị tiết lộ có thể ảnh hưởng xấu đến sự phát triển bình thường của đơn vị, thậm chí phá sản, giải thể hoặc trầm trọng hơn nữa. Chính vì vậy, nên quy định rõ và chặt chẽ về điều khoản này, đi vào cụ thể không được ghi nhận chung chung. Ngoài ra, bạn có thể nhờ luật sư tư vấn về việc bồi thường khi đối phương làm lộ thông tin của bạn.
4. Thứ tư là lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ quản trị website
Để quản trị một website không phải là một công việc đơn giản, nó đòi hỏi tương đối nhiều kỹ năng chuyên môn từ kỹ thuật phần mềm, đồ hoạ, thiết kế, kinh doanh cho tới thống kê, lập biểu đồ, khai thác, tìm hiểu thị trường. Bởi lẽ đó việc lựa một đơn vị cung cấp dịch vụ quản trị website uy tín giúp bạn tin tưởng vào việc website của bạn được quản trị tốt cũng như việc ký kết hợp đồng với các đơn vị đó.
