Quản lý tài sản kỹ thuật số hay còn gọi làm DAMs là một phần quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Không chỉ riêng các nhà quản trị, các marketer cũng cần quan tâm đến vấn đề quản lý tài sản kỹ thuật số. Vậy, DAMs là gì? Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng quản lý tài sản kỹ thuật số? Hãy cùng Kan Solution tìm hiểu vấn đề này trong bài viết ngày hôm nay nhé!
Quản lý tài sản kỹ thuật số là gì?
Trước tiên, chúng ta cần làm rõ tài sản kỹ thuật số là gì. Khi nhắc tới tài sản số, vô hình chung đa số mọi người sẽ nghĩ đó là tiền tệ ảo. Tuy nhiên, tài sản số (hay tài sản kỹ thuật số) có phạm vi rộng hơn rất nhiều. Tài sản số bao gồm tiền tệ kỹ thuật số (tiền ảo, tiền điện tử, tiền mã hóa…), tài sản vô hình (tài sản trong game, tài sản trí tuệ, video, tranh ảnh kỹ thuật số…) và tài sản vật chất được số hóa (tranh ảnh vật lý, tài sản tài chính như bất động sản, chứng khoán; các giấy tờ, bằng cấp, trang thiết bị, công cụ như điện thoại, đồ nội thất, hàng thời trang…).
DAMs, hay Digital Asset Management là một hệ thống cho phép bạn lưu trữ, tổ chức, tìm kiếm, quản lý, phân phối và phân tích tài sản kỹ thuật số dễ dàng. Khi có nhu cầu thì tổ chức, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng triển khai sử dụng thư viện kỹ thuật số để cung cấp cho khách hàng, nhân viên, bạn bè… Một hệ thống DAM tốt cũng sẽ giữ cho tài sản số của bạn an toàn.
DAMs cũng chứa các nội dung được nối với siêu dữ liệu, có thể cung cấp thông tin về bất cứ điều gì mà marketer muốn biết trước khi sử dụng nội dung. Cụ thể như doanh nghiệp có sở hữu vĩnh viễn quyền sử dụng hình ảnh hay không, nhóm pháp lý có phê duyệt video hay các infographic,… đã được kiểm tra để đảm bảo video tuân thủ các tiêu chuẩn thiết kế của thương hiệu.
Tính đến hiện tại, các doanh nghiệp đang sử dụng DAMs theo nhiều cách khác nhau. Các marketing agency có thể tận dụng công nghệ DAMs nhằm giúp khách hàng duy trì tính nhất quán về nội dung nội bộ và quảng cáo do các đối tác phát triển.
Bên cạnh đó, sự bùng nổ của xu hướng Work From Home kể từ khi đại dịch Covid-19 xuất hiện cũng là một yếu tố quan trọng, dẫn đến tầm quan trọng của DAMs ngày một lớn. Bởi các công ty đã coi trọng và đánh giá cao hơn những lợi ích đến từ nền tảng này, cho phép nhân viên làm việc dễ dàng dù họ đang ở đâu.
Vậy, tiếp theo chúng ta hãy cùng tìm hiểu thêm về quản lý tài sản kỹ thuật số bao gồm những nội dung nào để giúp bạn quyết định xem mình có cần nó hay không nhé!
Những lợi ích của việc Quản lý Tài sản Kỹ thuật số
1. Quản lý hệ thống tài sản số một cách hiệu quả
Khi những tệp tài sản được lưu trữ theo hệ thống, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm bất kỳ thư mục nào và có thể khai thác hiệu quả hơn từ những tài sản kỹ thuật mà bạn đã tạo ra. Việc tìm kiếm sẽ trở nên nhanh chóng giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức khi tránh được việc phải lặp lại công việc, từ đó năng suất sẽ được nâng cao hơn.
Bên cạnh đó, việc sắp xếp theo hệ thống giúp cho nội dung trở nên gọn gàng, trực quan hơn, điều hướng cũng trở nên dễ dàng hơn. Hãy thử tưởng tượng trước khi làm việc bạn phải dành thời gian để lục tung mọi nơi lên tìm kiếm file mà xem, chẳng khác nào ác mộng đúng không?
Từ việc được sắp xếp có hệ thống đó, mọi tệp tài sản đều có thể dễ dàng được tìm thấy và sử dụng, hạn chế được việc lãng phí nguồn tài nguyên trong trường hợp nội dung đó không thể được tìm thấy và sử dụng.
Tham khảo thêm: Website cần làm gì để tăng tỷ lệ chuyển đổi?
2. Sáng tạo nội dung
Sáng tạo nội dung là một phần quan trọng trong tiếp thị ngày nay. Bằng cách tạo một hệ thống quản lý rõ ràng, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và ứng dụng nội dung đã tạo vao trong sản phẩm mới của mình, duy trì được đồng nhất của thương hiệu doanh nghiệp.
Bạn cũng có thể hạn chế được việc phải tạo lại nội dung đã tồn tại mà không thể tìm thấy. Vừa tiết kiệm thời vừa tiết kiệm được nguồn lực, tránh gây ra sự chán nản.
3. Phân bổ
Tất cả nội dung của bạn đã được lưu trữ sẵn ở một nơi mà bạn và những người có quyền truy cập đều có thể sử dụng ở bất kì nơi nào, với bất kì thiết bị nào. Doanh nghiệp có thể dễ dàng phân phối nội dung của mình trên nhiều kênh hơn, bao gồm kênh truyền thông xã hội, thị trường của bên thứ ba, hệ thống quản lý nội dung,… Hầu hết các hệ thống DAM đều cung cấp tính năng bảo vệ phiên bản và hơn thế nữa. Một hệ thống DAM thích hợp làm cho tất cả điều này trở nên siêu dễ dàng.
4. Kiểm soát và bảo tồn tài sản
Một lợi ích khác của hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số là bạn có thể bảo quản các tệp này và sử dụng chúng suốt đời. Khi tài sản không còn khả năng khai thác được nữa, bạn có thể lưu trữ thay vì xóa bỏ để bảo quản chúng như “lịch sử”. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể kiểm soát được quyền sử dụng tài sản khi lập phiên bản, cấp quyền,vv… để đảmbảo quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn.
5. Dễ dàng xác định tài sản ma
Tài sản ma là những thứ có thể bị mất hoặc bị đánh cắp, hoặc được lưu trữ không chính xác nhưng vẫn tồn tại trong hệ thống. Với tính năng hiệu quả như theo dõi thời gian thực, bạn có thể dễ dàng xác định và loại bỏ những tài sản ma khó chịu này.
6. Dự báo chi tiêu và ngân sách
Có một lịch sử đầy đủ của một tài sản, từ khi mua đến khi kết thúc vòng đời, là cơ sở để đánh giá chính xác việc thu được tài sản trong tương lai. Nó cũng có thể giúp cấu trúc ngân sách và chi tiêu kinh doanh trong tương lai.
Tham khảo thêm: Làm thế nào để thu hút được khách hàng?
7. Loại bỏ bảng tính
Một lợi ích nữa của hệ thống quản lý tài sản là loại bỏ bảng tính. Ban đầu, tải xuống các mẫu bảng tính excel để quản lý và theo dõi tài sản của bạn có thể là một ý tưởng hay. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, số lượng tài sản của bạn tăng trưởng theo theo gian. Điều này đỏi hỏi phải thu thập nhiều dữ liệu và thông tin hơn, khiến hệ thống quản lý theo bảng tính của bạn dễ bị lỗi hơn. Việc thiếu các tính năng, không có khả năng theo dõi nội dung trong thời gian thực và các hạn chế dựa trên đám mây, tất cả đều làm nổi bật một điều: Một hệ thống quản lý tài sản hiệu quả hơn cho tương lai lâu dài với doanh nghiệp của bạn.
Trên đây là một số lợi ích của việc quản lý tài sản kỹ thuật số để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của bạn, chúng tôi hi vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thêm những động lực mạnh mẽ cho việc chuyển đổi số, áp dụng công nghệ vào quản lý tài sản hiệu quả cho doanh nghiệp.
Hãy thường xuyên cập nhật những bài viết mới tại Kan Solution để luôn cập nhật những thông tin hữu ích nhé! Chúc bạn một ngày tốt lành!
